Toda empresa que trabalha com um sistema de produção, principalmente na área de alimentos e bebidas, compreende que, para gerar lucro, necessita de um departamento de compras eficiente. Falhas nesse setor comprometem toda a estrutura da organização. A falta de um produto ou utensílio impede o fornecimento de itens do cardápio, deixando o cliente insatisfeito. Tem-se então, um resultado que se iniciou na base do atendimento. Então, riscos de aumento de gastos com pedidos sem pesquisas de preços, produtos inadequados e em duplicidade, inexistência de matéria-prima no mercado no momento da necessidade, compras de última hora… Isso tudo pode ser minimizado através de uma gestão de compras bem-organizada e planejada. Nesse sentido, é importante lembrar que, tudo se inicia com a qualificação dos colaboradores.

Assim, é necessário que o profissional responsável pelas aquisições esteja atento à qualidade dos produtos e às questões que se referem à sustentabilidade e padrões de segurança. A interação e interdependência entre os setores e indivíduos que trabalham em colaboração precisa ser constante. Nesse cenário, a gestão participativa, onde objetivos, perspectivas e lucro são obtidos e disponibilizados de forma clara e justa, surge como solução. O comprador, pensando na obtenção de bons resultados de forma geral, vai buscar produtos de qualidade, com preços competitivos e que engrandeçam o nome da corporação. O que antigamente, denominava-se bom, bonito e barato, preferimos intitular bom, limpo e justo. O produto de qualidade, de acordo com as prerrogativas de sustentabilidade, que respeita o consumidor, a sociedade e o meio ambiente e ao mesmo tempo, com um preço que se justifique diante do mercado, obtido pela pesquisa atenta, considerando todas as variáveis como, qualidade, prazo de entrega, forma de produção e manuseio, dentre outros.

As competências de um comprador se estabelecem como base para um serviço de qualidade. São de extrema importância num processo que se inicia logo na idealização e confecção do cardápio, pois o mesmo é operacionalizado de acordo com algumas variáveis, entre elas, a possibilidade de aquisição, preço e condições da matéria-prima no mercado. De modo geral, compete ao comprador do setor de restaurantes:

• Adquirir os insumos e outros materiais na quantidade necessária;
• No momento planejado, evitando compras de última hora, o que representa gastos maiores e descontrole do orçamento;
• Com qualidade e garantia de procedência, tendo em vista fatores sustentáveis e de segurança;
• Pelo menor custo confiável.

Para tanto, os fornecedores devem ser cadastrados a partir de negociações rigorosas e avaliações concretas a respeito de preços, formas de pagamento, prazos de entrega, parcerias, transparência na produção, segurança de qualidade de produtos e idoneidade das empresas.

Procedimentos que geram padronização são importantes nesse quesito, como uso de sistema de gestão e controles, ligados a um setor de estoque bem estruturado que lhe dará a perspectiva de intervalo de compras para a definição de datas específicas para a reposição de materiais. Associado a isso, um cadastro de fornecedores que deve ser alimentado periodicamente para suprir qualquer necessidade do estabelecimento.

Uma conduta relevante do profissional, que pode fazer a diferença é, vez por outra, ir ao local da compra de perecíveis, como hortaliças e frutas, principalmente quando se tratar de nova parceria nesse sentido. As visitas técnicas também são uma forma de verificar a logística e preocupação do seu fornecedor com as prerrogativas da qualidade que você procura passar para o seu cliente. Nessa direção, aspectos como, higiene das dependências, equipamentos e funcionários,  preocupação  com o meio ambiente, controle de vetores e microbiológicos, temperatura de ambientes alimentares, organização e limpeza da área de estocagem, embalagem e transporte adequado de produtos e caderneta da vigilância sanitária não podem passar despercebidos ao comprador, que se configura como os olhos da empresa.

Ainda, no que tange ao profissional de compras, como em todo setor, padrões éticos definem suas atitudes. Dessa forma, o compromisso em se considerar sempre os interesses da empresa, visando à satisfação do cliente em detrimento de outras vantagens e influências como, comodismo, relacionamentos pessoais, recebimento de brindes e presentes.

Além desses cuidados de ordem moral e, por isso, obrigatórios, o comprador precisa ter em mente que a pesquisa de preços permanente e a busca de alternativas de acordo com a evolução do mercado e processos fazem do seu trabalho algo dinâmico que interfere na escolha e variação de cardápios, variação de preços repassados aos clientes, qualidade de produtos e serviços.

Não se pode deixar de ressaltar que, quem compra, deve receber e conferir o produto, controlando o processo de devolução, caso haja necessidade. A análise quantitativa e qualitativa do material, documentação, volumes da nota fiscal condições de embalagem e transporte são fases do recebimento, inerente à função do comprador. Nunca esquecer que tudo deve estar em concordância com o pedido de compras que deve ser impresso para confrontar com a nota fiscal. Vejamos:

• Verificar as condições do veículo usado na entrega e dos volumes recebidos;
• Conferir a autorização da compra e as quantidades solicitadas;
• Defrontar a nota fiscal com volume, peso, unidade;
• Verificar prazos de validade;
• Inspeção técnica e regularização;
• Fazer checklist para materiais perecíveis.
• Em caso de divergência, verificar aceitação por parte da Empresa;
• Quando houver recusa no recebimento, justificar no verso da nota fiscal;
• Emitir nota fiscal de devolução parcial;
• Preencher comunicação de divergência ou avaliação da entrega.